מטרות, תפקידים וסמכויות הביקורת הפנימית בגופים מוסדיים ואחרים

ייעוד ומטרות –

פעילות תקינה של ארגון מחייבת קיום מערכת ביקורת, שיש בה כדי לוודא אופן ביצוע ויישום הפעולות בהתאם לחוקים, התקנות, ההוראות, המדיניות והנהלים החלים על הארגון.

הביקורת הפנימית מהווה פעולת הערכה בלתי תלויה שמטרתה לשרת את הארגון. יעודה של הביקורת הפנימית, לסייע לדירקטוריון ולהנהלה למלא תפקידם ביעילות ולשאת באחריות המוטלת עליהם. לשם כך, סוקרת הביקורת הפנימית את הפעילויות השונות ומבצעת ביקורות כמתבקש מתפקידיה בכל יחידות בארגון.

אי תלות–

הביקורת הפנימית תבצע עבודתה בחופשיות, אובייקטיביות ואי תלות בפעילויות אותן היא מבקרת.

תפקידי הביקורת הפנימית –

הביקורת הפנימית תבחן, תסקור ותעריך, עפ”י כללי המקצוע, בין היתר, את הנושאים העיקריים הבאים:

· מעקב אחר יישום המדיניות וביצוע ההחלטות של הדירקטוריון והנחיותיו.

· מעקב אחר ביצוע ההחלטות, התכניות וההוראות שנתקבלו ע”י ההנהלה.

· בדיקת תהליך קבלת ההחלטות בדרגים הניהוליים השונים בהתאם להחלטות הדירקטוריון.

· בחינת ביצוע הפעילויות השונות המבוצעות בארגון והתאמתן להוראות הדין ולנוהלי הארגון.

· ביקורת תהליכי העבודה ביחידות המבוקרות לרבות קיומם, אמינותם ויעילותם של אמצעי הבקרה החשבונאיים הפיננסיים והתפעוליים לרבות שלימות ומהימנות המידע הפיננסי והתפעולי.

· קיום כללי מנהל תקין, בקרה יעילה וטוהר המידות.

· איתור הסיבות והגורמים לליקויים שהתגלו, העלאת הצעות לתיקון הליקויים והצעות למניעת הישנותם.

· הביקורת הפנימית תקיים מעקב אחר תיקון הליקויים שנתגלו על ידה או ע”י גורמי ביקורת אחרים.

תפקידי המבקר הפנימי –

· קיום ביקורת פנימית על פי התפקידים שנקבעו בחוק הביקורת הפנימית והוראות הדין השונות בכל יחידות הארגון ובכל תחומי עיסוקיהן ללא יוצא מן הכלל, על פי תקנים מקצועיים ועל פי תקנים בינלאומיים וכללי אתיקה מקובלים.

· לקיים ביקורת פנימית במסגרת תוכנית עבודה שנתית כפי שאושרה על ידי וועדת הביקורת והדירקטוריון.

· לערוך ביקורות מיוחדות לפי בקשת יו”ר הדירקטוריון, מנכ”ל החברה או הדירקטוריון.

· לבצע מטלות ביקורת מיוחדות בהתאם לשיקול דעתו של המבקר הפנימי.

· לבסס את תכנית העבודה השנתית והרב שנתית על סקר סיכונים בכל תחומי פעילות הארגון, שיערך על ידו או ע”י גורמים בלתי תלויים אחרים ובלבד שוידא והעריך את איכותם והתאמתם לצרכי הביקורת הפנימית.

· לבדוק אם פעולות הארגון נעשות כדין, בידי המוסמך לעשותן, תוך שמירה על עקרונות היעילות, החיסכון, טוהר המידות ואם הן מועילות להשגת היעדים שנקבעו וכן להצביע על ליקויים בניהול עסקי הארגון.

· לבדוק אם פעולות הארגון נעשו בהתאמה לחוקים ולתקנות ואם מקוימות הוראות כל דין המחייבות את הארגון.

· לבדוק את האיכות והאמינות של המידע הפיננסי והניהולי.

· לבחון את ניהול הכספים וההתחייבויות של הארגון, לרבות מהימנות המספרים והרישומים החשבונאים, את ביצוע התקציב וההסדרים לשמירת נכסי הארגון ושלמותם, יעילות תפעולם והשימוש בהם.

· לבחון אם החלטות הארגון ובכלל זה ברמת פעילות הדירקטוריון וועדותיו נתקבלו על פי דין ועל פי נהלים תקינים. במסגרת זו יבדוק המבקר הפנימי באם הדירקטוריון וועדותיו מקבלים כראוי ובמועד את מלוא המידע הדרוש להם לקבלת החלטות ולנשיאה באחריות ובחובות החוקיות המוטלות עליהם.

· לבחון ביצוע החלטות הדירקטוריון כפי שנקבעו על ידו.

· לערוך ביקורת ענ”א (בסביבה הממוחשבת והמערכות הממוחשבות).

· לבדוק תקינות עסקאות הארגון עם ממלאי תפקידים בו או אנשי משפחותיהם או תאגידים בשליטתם.

· לבחון קיומן של הבקרות הפנימיות ויעילותן, לרבות מעקב אחר הערכות לסיכונים.

· לבחון את מידת ביצוע תיקון הליקויים שהתגלו בדו”ח הביקורת של מבקר החברה או של גורמים אחרים.

· להמליץ על קביעת נהלים או תיקונם בנושאים מהותיים שלדעתו מחייבים קביעה או שינוי.

· להציע הצעות לתיקון הליקויים ולמניעת הישנותם.

· לערוך את הביקורת ולהגיש לדירקטוריון דו”ח המסכם את ממצאיו, מסקנותיו והמלצותיו.

· לבצע סקר סיכונים שיתבסס על מיפוי תהליכי העבודה העיקריים בארגון. סקר זה יערך בתדירות שתקבע על ידי ועדת הביקורת אך לא תפחת מאחת לארבע שנים.

סמכויות המבקר הפנימי –

· מבקר הארגון רשאי לדרוש לקבל כל מידע, מסמכים והסברים הדרושים לו לפי שיקול דעתו למילוי תפקידו, וכל עובד הארגון המועסק בשירותו לרבות המנכ”ל חייבים למסור כל מסמך או אינפורמציה לפי דרישתו הראשונה של המבקר הפנימי. כל עובד הארגון ו/או המועסק בשירותו שנדרש למסור מידע כנ”ל יהיה חייב למלא אחר הדרישה בזמן ובאופן שנקבע בה.

· למבקר הארגון תהיה גישה לצורך ביצוע תפקידו, לכל מאגר מידע רגיל או ממוחשב, לכל בסיס נתונים ולכל תכנית עבודה של עיבוד נתונים אוטומטי או שאינו אוטומטי של הגוף שבו הוא משמש מבקר.

· מבקר הארגון רשאי להיכנס לכל נכס של הגוף שבו הוא משמש מבקר ולבדוק אותו.

· על מנהל היחידה המבוקרת ועובדיה לאפשר למבקר הארגון ולבאים מכוחו לבצע את הביקורת ולסייע להם ככל שיידרש.

· נודע למבקר הארגון על עניין שנתגלו בו לכאורה פגיעה בחוק או בטוהר המידות או ליקוי חמור וכיוצא באלה שלא טופל כראוי לדעתו על ידי הארגון, יביא את העניין ללא דיחוי לידיעת הדירקטוריון, יו”ר וועדת הביקורת והמנכ”ל.

תחומי פעילות מבוקרים–

· הביקורת הפנימית בארגון תקיף את כל הפעילויות של הארגון לרבות הפעולות התפעוליות, ארגוניות ומשקיות.

· מלבד תחומי הפעולות האופייניות לכל ארגון, תבוקרנה, בין היתר, הפעולות בתחומים הכלליים הבאים:

· התחום הכספי והחשבונאי, הכולל בין היתר, קבלת כספים, תשלומים, החזקת כספים ושווי הכסף, דיווח.

· התחום המשקי, הכולל בין היתר, רכישות החזקה, שימוש ומכירות של מבנים וציוד.

· התחום של כוח אדם.

· התחום של נהלים ובקרה פנימית הלכה למעשה.

 

· מנהלי היחידות השונות בחברה ידווחו למבקר, ללא דיחוי, על כל חריגה או חשש לפגיעה בטוהר המידות שהובאה לידיעתם. מבקר הארגון ידווח ליו”ר דירקטוריון החברה, ללא דיחוי על כל מידע כאמור שהובא לידיעתו.

ביצוע הביקורת –

· מבקר הארגון יכין תכנית עבודה רב שנתית (לפחות ארבע שנתית), אשר תהיה ברמה הכללית ממנה תיגזר מדי שנה תכנית שנתית בה יפורטו, בין היתר, המהות הכללית של הביקורת המוצעת בתכנית ומטרותיה.

· תוכנית העבודה תתייחס לכל שלבי הביקורת הפנימית בחברה, לתדירות והיקף ביצועיה. תתבסס על סקר הסיכונים ותוך התחשבות בתוכניות העבודה של גורמי ביקורת חיצוניים עד כמה שביקורתם מתייחסת לארגון ועל מיפוי הפעילויות.

· תכנית העבודה השנתית תיגזר על תכנית העבודה הרב שנתית, על ממצאי מיפוי הפעילויות, סקר סיכונים, הוראות חוק חדשות תוך התייחסות למגבלת משאבים.

· באחריות ועדת ביקורת להבטיח כי תכניות העבודה תואמות את מורכבות פעילות הארגון והיקף הנכסים.

· התכנית תובא לאישור ועדת הביקורת של הדירקטוריון, עם העתק ליו”ר הדירקטוריון והמנכ”ל.

· תכנית העבודה השנתית תגדיר את הנושאים שיבוקרו בארגון במהלך השנה. לכל נושא ביקורת כאמור, תוכן תכנית ביקורת שתכלול, בין היתר, התייחסות למטרות הביקורת, הפנייה להוראות הדין, נהלי עבודה, החלטות דירקטוריון וועדותיו בנושא הפעילות, לו”ז לביצוע, הנחיות פעולה למבצעי הביקורת, פירוט שיטות הביקורת והאמצעים הנדרשים, התייחסות לממצאי ביקורת קודמת, מצב התקדמות ותיקון הליקויים.

· בנוסף לביצוע משימות הביקורת בהתאם לתכנית העבודה השנתית שהוכנה ואושרה כאמור, יבצע מבקר הארגון ביקורת בהתאם לפנייה מיוחדת שיקבל מאחד מאלה:

יו”ר הדירקטוריון.

מנכ”ל החברה.

יו”ר וועדת הביקורת או וועדת הביקורת.

· אחת לשנה, יכין מבקר הארגון דו”ח על הביקורת שנערכה בתקופה החולפת. דו”ח זה יכלול, בין היתר, ציון המשימות שנקבעו בתכנית העבודה אך לא בוצעו והסיבות לאי ביצוען וכן פרטים אחרים שיידרשו על ידי וועדת הביקורת או יו”ר הדירקטוריון.

· מבקר הארגון יתאם מועדי הביקורת עם מנהלי היחידות המבוקרות, פרט לבדיקות פתע.

דיון בממצאי דוח המבקר –

מבקר החברה יערוך דו”ח סופי וימציאו:

· ליו”ר מועצת המנהלים.

· ליו”ר וועדת הביקורת.

· למנכ”ל.

· לנושאי משרה אחרים שלדעת המבקר עשוי להיות להם עניין בנושא הביקורת.

· לרו”ח המבקר – לעיון.

הוגש דין וחשבון של מבקר הארגון, תקיים ועדת הביקורת דיון בממצאיו ככל שניתן בישיבת ועדת הביקורת הסמוכה לאחר הפצת דו”ח הביקורת הסופי.

יישום המלצות דוח הביקורת–

· הנהלת הארגון, בפיקוח המנכ”ל, תנקוט בכל הצעדים לשם יישום ההמלצות והמסקנות של דו”חות הביקורת, בכפיפות לאותן המלצות או החלטות הנוגעות לדו”ח שניתנו על ידי ועדת הביקורת של מועצת המנהלים.

· המנהלים שיקבעו כאחראים ליישום ההמלצות ידווחו למבקר הארגון ולמנכ”ל על כל הצעדים שננקטו לשם יישום ההמלצות והמסקנות האמורות תוך מועד שיקבע לכך בתאום עם הנהלת הארגון.

· מבקר הארגון יקיים מעקב מתמיד כדי לוודא כי היחידות המבוקרות נקטו באמצעים הדרושים ליישום המלצות ומסקנות כאמור וידווח בכתב על אופן היישום האמור לוועדת הביקורת של הדירקטוריון, אחת לשנה. המבקר יעדכן המלצותיו שלא נתקבלו על ידי ההנהלה, סטאטוס תיקון הליקויים ויגיש דוח ביצוע מול תכנון הביקורת.

 

* המובא לעיל מתבסס על חוק הביקורת הפנימית התשנ”ב-1992 וחוזר אגף שוק ההון, הביטוח וחיסכון במשרד האוצר (חוזר גופים מוסדיים 2007-9-14 מ- 22 אוג’ 2007).

** משרד רו”ח אורן בן חורין, שירותי בקרה וניהול סיכונים, מתמחה בשירותי ביקורת פנים, ניהול סיכונים, ביקורת חקירתית וייעוץ וליווי פיננסי לחברות.

המאמר נכתב ומוגש על ידי רו”ח אורן בן חורין http://www.benhorin-cpa.co.il