איך לחסוך בהדפסות עם מדפסת לייזר צבעונית

אחד התחומים בהם אנו מוציאים כספים רבים במשרד הוא הדפסות, כאן תוכלו ללמוד איך להמשיך להדפיס את כל המסמכים הדרושים ובכל זאת לחסוך. גם עם מדפסת לייזר צבעונית חדישה אפשר לחסוך בהוצאות. מדפסת לייזר מביאה עמה יתרונות של מדפסת דיו עם אפשרות להדפסה בדיו צבעוני ומדפסת לייזר המסוגלת לבצע הדפסות במהירות. העלות של הטונרים במדפסות הלייזר זולה יותר בהשוואה למדפסות הדיו, מעבר אל מדפסת לייזר צבעונית יביא עמו צמצום בהוצאה החודשית בעבור דיו.

בודקים פעמיים

עובדים רבים ממהרים ללוץ על כפתור ההדפסה ללא כל התחשבות בעלויות או באיכות הסביבה, את העובדים האלו נרצה ללמד לחשוב פעמיים לפני כל הדפסה. עובדים וותיקים עם הרגלי עבודה של ניירת קשה יהיה להרגיל לעבוד רק עם מסך המחשב, אך עובדים חדשים אפשר יהיה להרגיל לקרוא חומר מתוך מסך המחשב מבלי להדפיס את הדפים. אם חייבים להדפיס כדאי לחשוב פעמיים הם להדפיס בדיו צבעוני או דיו רגיל, גם כאשר ישנה מדפסת לייזר צבעונית זמינה כדאי לעתים להסתפק בשחור לבן.

השימוש בממשקי המחשב לתיוק, שליחת פקסים וגם שליחת מסמכים לחתימה ללקוחות נוחה הרבה יותר בהשוואה לעבודת ניירת. כאשר אנו עובדים עם קבצים לא יהיו דפים שמסתובבים בכל המשרד, מתפזרים ולבסוף נעלמים.  לפני כל הדפסה נבדוק פעמיים האם נחוצים לנו כל הדפים, האם נחוצים לנו מספר עותקים והאם ישנם דפים מיותרים בקובץ.

בדיקת שגיאות טרם ההדפסה

כמה פעמים הדפסתם מסמך, לפעמים גם בכמה עותקים, ורק אז גיליתם שגיאת הדפסה אשר אינה מאפשרת שימוש בו. הדפסות מיותרות גורמות לבזבוז של דיו ונייר, עליכם לצמצם אותן ככל האפשר.

עם מדפסת לייזר צבעונית העובדים ייהנו מאוד מהליך ההדפסה המהיר, עליכם להקנות להם הרגלי חסכנות ולעודד אותם להימנע מהדפסות מיותרות. ישנם מקומות עבודה בהם כל עובד מתבקש לעדכן בקובץ מיוחד את כמות ההדפסות שלו ואת המטרה לשמה הודפסו המסמכים.